Kiek laiko saugoti apskaitos dokumentus: terminai MB ir UAB

Trumpai: daugumą apskaitos dokumentų – sąskaitas faktūras, banko išrašus, apskaitos registrus – MB ir UAB turi saugoti 10 metų. Darbo užmokesčio apskaičiavimo pagrindinis dokumentas ir darbo sutartys saugomi 50 metų, o darbuotojų asmens bylos – 3 metus po darbo santykių pabaigos. Dokumentus galima saugoti elektroniniu būdu.

Dokumentų saugojimas atrodo smulkmena, kol VMI, „Sodra“ ar buvęs darbuotojas nepaprašo seniai išrašyto dokumento. Nuo 2024 m. spalio 1 d. taikoma atnaujinta Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, todėl kai kurie terminai pasikeitė.

Pagrindiniai saugojimo terminai

Terminai skaičiuojami nuo kitų metų, einančių po dokumento sudarymo ar bylos užbaigimo, sausio 1 d., jei teisės aktuose nenurodyta kitaip.

Kodėl 10 metų, jei VMI tikrina trumpiau?

Pagal Mokesčių administravimo įstatymo 68 straipsnį mokestis paprastai gali būti apskaičiuotas ar perskaičiuotas už einamuosius ir 3 praėjusius kalendorinius metus, o tam tikrais atvejais – už einamuosius ir 5 praėjusius metus. Tačiau dokumentų saugojimo terminą nustato ne mokesčių patikrinimo laikotarpis, o Finansinės apskaitos įstatymas, PVM įstatymas ir dokumentų saugojimo terminų rodyklė. Todėl apskaitos dokumentų negalima sunaikinti anksčiau nei po 10 metų, net jei mokestinis laikotarpis jau nebetikrinamas.

Ar dokumentus galima saugoti elektroniniu būdu?

Taip. Elektroniniai dokumentai saugomi elektroniniu būdu, užtikrinant, kad jie nebūtų pakeisti ir per visą saugojimo terminą būtų įskaitomi. Sąskaitos, gautos per e. sąskaitų sistemas ar el. paštu PDF formatu, yra elektroniniai dokumentai, todėl jų spausdinti nereikia.

Popierinius dokumentus galima skaitmeninti, tačiau prieš sunaikindami originalus įsitikinkite, kad tai leidžia teisės aktai ir jūsų įmonės apskaitos politika.

Praktiniai patarimai

• Saugokite pagal metus. Aplankai pagal metus ir mėnesius palengvina paiešką ir dokumentų naikinimą pasibaigus terminui.
• Darykite atsargines kopijas. Elektroninius dokumentus saugokite bent dviejose vietose.
• Nenaikinkite be akto. Pasibaigus terminui, dokumentai naikinami surašant dokumentų naikinimo aktą.
• Keisdami buhalterį, pasiimkite viską. Apskaitos registrai ir duomenų bazės priklauso įmonei. Plačiau – straipsnyje „Kaip pakeisti buhalterį“.
• Likviduodami įmonę, pasirūpinkite, kad dokumentai, kurių saugojimo terminas nepasibaigęs, būtų perduoti saugoti teisės aktų nustatyta tvarka.

Dažniausi klausimai

Kas atsakingas už dokumentų saugojimą – įmonė ar buhalteris?

Atsakinga įmonė ir jos vadovas. Buhalteris tvarko apskaitą, tačiau dokumentai priklauso įmonei. Sutartyje su buhalteriu verta aiškiai susitarti, kur ir kaip dokumentai saugomi.

Ar MB ir UAB terminai skiriasi?

Ne, saugojimo terminai priklauso nuo dokumento rūšies, o ne nuo įmonės teisinės formos.

Tvarkingi dokumentai – ramesnis verslas

UAB „Sintelitika“ klientai dokumentus pateikia per klientų kabinetą „Mano apskaita“, o mes pasirūpiname, kad apskaita būtų tvarkoma tiksliai ir laiku. Tvarkome MB ir UAB buhalterinę apskaitą. Susisiekite – pirminė konsultacija nemokama.