Kaip pakeisti buhalterį: 6 žingsniai, kad apskaita nenutrūktų

Trumpai: buhalterį patogiausia keisti nuo naujo mėnesio pradžios, kai pateiktos praėjusio laikotarpio deklaracijos. Svarbiausia – susitarti dėl perėmimo datos, perimti apskaitos duomenis ir dokumentus pagal perdavimo–priėmimo aktą, patikrinti likučius ir atnaujinti įgaliojimus VMI ir Sodros sistemose.

Buhalterio keitimas dažnai atrodo sudėtingas, todėl daug verslų jį atideda, net kai bendradarbiavimas jau netenkina. Iš tikrųjų, jei procesas gerai suplanuotas, apskaita nenutrūksta, o terminai nepraleidžiami. Atminkite, kad už apskaitos organizavimą atsako įmonės vadovas, todėl perėmimą verta valdyti sąmoningai.

1. Peržiūrėkite sutartį su dabartiniu buhalteriu

Patikrinkite sutarties nutraukimo sąlygas ir įspėjimo terminą. Raštu informuokite apie sprendimą ir susitarkite, iki kurio laikotarpio dabartinis buhalteris tvarko apskaitą ir teikia deklaracijas.

2. Pasirinkite perėmimo datą

Patogiausia – nuo naujo mėnesio, ketvirčio ar finansinių metų pradžios. Taip aiškiai atskiriama, kas atsakingas už kurį laikotarpį. Venkite keisti buhalterį prieš pat deklaracijų terminus, pavyzdžiui, PVM deklaracijos, kuri už mėnesį teikiama iki kito mėnesio 25 d.

3. Sudarykite perduodamų duomenų sąrašą

• apskaitos programos duomenys arba jų eksportas, didžioji knyga;
• sąskaitų likučiai, skolų ir avansų sąrašai, ilgalaikio turto ir atsargų registrai;
• pateiktos deklaracijos ir finansinės ataskaitos;
• darbuotojų dokumentai: darbo sutartys, darbo užmokesčio žiniaraščiai, atostogų likučiai;
• apskaitos politika ir svarbios sutartys.

4. Pasirašykite perdavimo – priėmimo aktą

Akte nurodykite, kokie dokumentai ir duomenys perduoti ir už kurį laikotarpį. Jis apsaugo visas šalis, jei vėliau kiltų klausimų.

5. Leiskite naujam buhalteriui patikrinti likučius

Naujas specialistas palygina likučius su banko išrašais, tiekėjų ir pirkėjų skolomis, mokesčių sąskaitomis VMI ir Sodroje. Jei randama neatitikimų, geriausia juos išsiaiškinti iš karto, kol ankstesnis buhalteris dar pasiekiamas.

6. Atnaujinkite įgaliojimus ir prieigas

Įmonės vadovas VMI elektroninio deklaravimo sistemoje ir Sodros sistemoje panaikina ankstesnio buhalterio įgaliojimus ir suteikia juos naujam. Taip pat atnaujinkite prieigas prie banko išrašų ir apskaitos programos.

Dažniausios klaidos keičiant buhalterį

• keitimas laikotarpio viduryje, kai neaišku, kas teikia deklaracijas;
• neperimta apskaitos duomenų bazė – tenka atkurti duomenis iš dokumentų;
• nepanaikinti seni įgaliojimai VMI ir Sodroje;
• nepatikrinti likučiai – klaidos išryškėja tik rengiant metines ataskaitas.

Kaip perėmimą organizuojame mes

Pasirašome paslaugų sutartį, susitariame dėl perėmimo datos, padedame suderinti duomenų perdavimą su ankstesniu buhalteriu, patikriname likučius ir toliau tvarkome apskaitą be pertrūkių. Jūsų apskaitą nuolat tvarko tas pats specialistas. Planai – nuo 100 Eur/mėn. be PVM, daugiau – kainų puslapyje. Norite pakeisti buhalterį? Susisiekite – pirminė konsultacija nemokama.